บันทึกสะท้อนการเรียนรู้ครั้งที่ 8

สิ่งที่ได้รับจากการเรียนรู้

การเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนแบบฟอร์ม การกรอกแบบฟอร์ม

      คำว่า แบบฟอร์มเป็นคำไทยกับภาษาอังกฤษ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยเว้นช่องว่างให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความ เพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นไปใช้ประโยชน์

 แบบฟอร์มแบ่งเป็น 4 ประเภท

                1.แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้จัดเตรียมขึ้น เพื่อให้สะดวก เช่น แบบฟอร์มสมัครเรียน แบบฟอร์มสมัครงาน เป็นต้น

                2.แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือ กรอกแบบฟอร์มชนิดนี้ใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและทรรศนะของประชาชนกลุ่มต่างๆ อย่างแบบสอบถามต่างๆ

                3.แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์กร ชนิดที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรภายในหน่วยงานของตนด้วยวิธีให้กรอกแบบฟอร์ม ชี้แจงเรื่องซึ่งมักให้รายละเอียด  เช่น แบบฟอร์มใบลา แบบฟอร์มขอเงินกู้สวัสดิการ

                4.แบบฟอร์มสัญญา สัญญาในที่นี้หมายถึง เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาจะซื้อจะขายสินค้า สัญญากู้เงิน สัญญาเช่าบ้าน

จดหมายประเภทกิจธุระ

                จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่บุคคลติดต่อกับบุคคลด้วยกิจธุระ เช่น การติดต่อสอบถาม การบอกขาย การเตือน การทวงถาม การแจ้งข่าวสาร แต่ถ้ามีการสั่งซื้อมีกำไรมีขาดทุนเรียก จดหมายธุรกิจ

                จดหมายเปิดผนึก เป็นจดหมายประเภทกิจธุระ เขียนเผยแพร่ ต่อสาธารณชน สื่อมวลชน ได้แก่ หนังสือพิมพ์ วิทยุกระจายเสียง เผยแพร่ทางอินเทอร์เน็ต

                จดหมายราชการ  จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง หรือการติดต่อสื่อสารในระหว่างกระทรวง ทบวง กรม กอง เดียวกัน  รวมทั้งติดต่อกับเอกชนต่างๆ

การเขียนประกาศ  

                ประกาศ  เป็นการสื่อสารใช้เผยแพร่ได้อย่างกว้างขว้าง คือให้บุคคลทุกระดับได้ทราบ ไม่ใช้ข้อความยาวๆหรือละเอียดซับซ้อน เพราะไม่ดึงดูดความสนใจผู้อ่าน

                ประกาศทางราชการ  มักมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียด และเกี่ยวเนื่องกับตัวกฎหมาย โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้ง ให้บุคคลทั่วไปได้ทราบและหวังผลในการปฏิบัติ ภาษาเป็นภาษาราชการ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

                ประเภทจดหมายธุรกิจ

                                -จดหมายสมัครงาน จดหมายขอเปิดเครดิต

                                -จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ

                                -จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับสินค้า

                                -จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ

                                -จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้

                                -จดหมายไมตรีจิต ขอบคุณ 
                รูปแบบจดหมายธุรกิจ
                                1.จดหมายธุรกิจแบบราชการ รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอก  แต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ

                                2.จดหมายธุรกิจแบบไทย รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจสากล

                                3.จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้เป็นสากล แบบบล็อก และแบบเซมิบล็อก

                เขียนหัวข้อจดหมายธุรกิจ

                                -หัวจดหมาย ชื่อ ที่อยู่บริษัท

                                -วัน เดือน ปี มักระบุเป็นตัวเลข

                                -คำขึ้นต้นมักใช้คำว่าเรียน

                                -ข้อความ มักเขียน 2-3 ย่อหน้า ย่อหน้ามักกล่าวถึงเหตุ ย่อหน้าต่อมาคือสิ่งที่ประสงค์หรือสิ่งต้องการให้ปฏิบัติ
                                -คำลงท้ายมักใช้ ขอแสดงความนับถือ

                                - ลายเซ็นหรือลายมือของผู้ลงนามในจดหมาย

                                -ชื่อเต็มของผู้ลงนามในจดหมาย

                                - ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย

                                -อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์ นำพยัญชนะต้นของชื่อพยัญชนะต้นของนามสกุลมาย่อแล้วเขียนไว้

 ความรู้ใหม่ที่ได้รับ

                - แบบฟอร์มใบสมัครงานไม่ควรมี รอยลบ รอยน้ำยาลบคำผิด บ่งบอกถึงความไม่รอบคอบ

                - การเขียนอะไรเกี่ยวกับตัวเลขควรมีตัวหนังสือกำกับเสมอ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ตัวเลข จุดก็ไม่ควรใส่ ควรใส่จุดแล้วเขียนหลังจุดเลย